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SuèdeEnregistrement des appels
Qu’a-t-on exactement convenu lors de cet appel mardi dernier, comment le nouveau venu a-t-il géré cette plainte et le client a-t-il confirmé la commande ou non? Sans enregistrement, ce n’est que de la spéculation, tandis qu’avec un enregistrement, vous avez la réponse en quelques secondes.
CallFactory enregistre automatiquement vos appels professionnels entrants et stocke chaque enregistrement de manière sécurisée, puis vous les retrouvez via le tableau de bord en recherchant par numéro, date ou heure et vous pouvez les écouter immédiatement. Vous utilisez les enregistrements pour la formation d’équipe, le contrôle de la qualité, la résolution des différends ou simplement comme dossier fiable de ce qui a vraiment été dit.
- Enregistrement automatique des appels entrants
- Recherchez et lisez via le tableau de bord
- Téléchargez les enregistrements ou récupérez-les via l’API
- Définissez les périodes de rétention selon votre politique
Découvrez comment fonctionne l'enregistrement des appels
Avantages de l'enregistrement des appels
Découvrez comment nos outils intelligents permettent à votre équipe de travailler plus efficacement, d'économiser du temps précieux et d'améliorer notablement la façon dont votre entreprise communique.
Formez et améliorez
En discutant d'enregistrements réels lors de réunions d'équipe, vous voyez exactement ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être mieux, rien ne fonctionne mieux pour apprendre que de réécouter une vraie conversation.
Résolvez les différends
Quand un client prétend que quelque chose de différent a été convenu, l'enregistrement fournit une preuve, vous évitant une discussion stérile mais vous permettant de simplement écouter ensemble l'appel.
Contrôlez la qualité
Vos coéquipiers suivent-ils le script, le ton semble-t-il professionnel et les bonnes informations sont-elles données? L'enregistrement vous donne une réponse objective à chacune de ces questions sans avoir à rester assis à côté de vos gens.
Comment fonctionne l'enregistrement des appels
Dès que vous activez la fonctionnalité, chaque appel entrant vers votre numéro CallFactory est enregistré automatiquement, les deux côtés de l’appel étant capturés dans un seul fichier audio. Vous entendez donc à la fois l’appelant et votre coéquipier sans avoir besoin d’une application, d’un microphone ou de matériel supplémentaire, car l’enregistrement se fait du côté de CallFactory.
Les enregistrements sont stockés de manière sécurisée et sont accessibles via le tableau de bord, où vous recherchez par numéro de téléphone, date ou heure pour trouver rapidement l’appel dont vous avez besoin. Lisez-le directement dans le navigateur ou téléchargez le fichier audio sur votre ordinateur. Si vous avez besoin des enregistrements par programmation, l’ API vous permet de les transférer automatiquement vers vos propres systèmes.
Formation et contrôle de la qualité
Les enregistrements d’appels sont parmi les outils de formation les plus efficaces qui existent, car votre équipe entend de vrais appels au lieu de jeux de rôle avec des scénarios inventés. Un chef d’équipe choisit trois enregistrements de la semaine passée et les discute lors d’une réunion, votre équipe apprenant de vrais objections, de vraies plaintes et de vrais succès.
Le contrôle de la qualité fonctionne selon le même principe. Si vous externalisez des appels à un centre d’appels externe ou travaillez avec une grande équipe, vous laissez les enregistrements vérifier que les appels sont traités selon vos normes. Les appelants sont-ils bien accueillis, les bonnes informations sont-elles données et les procédures de conformité sont-elles suivies? Vous n’avez pas besoin de rester assis à côté de chaque agent, car les enregistrements donnent l’image complète.
Résolution des différends et conformité
Les appels professionnels s’accompagnent souvent d’engagements, comme des prix qui sont mentionnés, des dates de livraison qui sont confirmées et des conditions qui sont convenues. Des semaines plus tard, quand un différend surgit, les souvenirs divergent, tandis qu’un enregistrement d’appel fournit un dossier objectif de ce qui a réellement été dit et résout rapidement et professionnellement les désaccords.
Pour les entreprises dans des secteurs réglementés, l’enregistrement des appels peut même être une exigence de conformité. Les services financiers, les assurances, les prestataires de soins de santé et les cabinets juridiques doivent souvent conserver les archives d’appels téléphoniques pendant un nombre fixe d’années, CallFactory stockant vos enregistrements en toute sécurité et vous permettant de définir des périodes de rétention qui correspondent à votre réglementation.
Périodes de rétention et stockage
Vous déterminez combien de temps les enregistrements sont conservés en définissant une période de rétention qui correspond à votre entreprise, de quelques jours à plusieurs mois. Une fois la période écoulée, les enregistrements sont automatiquement supprimés, gardant votre stockage propre et vous aidant plus facilement à vous conformer au RGPD.
Si vous avez besoin d’un enregistrement spécifique que vous souhaitez conserver plus longtemps que la période standard, par exemple comme preuve dans un différend en cours, vous le téléchargez avant qu’il n’expire. L’ API vous permet également d’archiver automatiquement les enregistrements dans votre propre stockage, vous gardant une copie permanente à vos propres conditions.
Inclus avec chaque numéro
L’enregistrement des appels est inclus avec chaque numéro CallFactory, avec un petit tarif supplémentaire possible en fonction de la période de rétention et du volume de stockage.
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Analyse des appels
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Enregistrement des appels — Questions fréquemment posées
Trouvez des réponses claires aux questions sur l’enregistrement des appels et comment cela fonctionne en pratique pour votre entreprise.
Oui. L’appelant et votre coéquipier sont enregistrés dans un seul fichier audio, vous entendez donc l’appel complet.
Non. L’enregistrement se fait du côté de CallFactory, vous n’avez donc besoin d’aucune application, microphone ou matériel supplémentaire de votre côté.
Vous vous connectez au tableau de bord, recherchez par numéro de téléphone, date ou heure et lisez l’enregistrement directement dans le navigateur. Vous pouvez également le télécharger en tant que fichier audio.
Vous définissez vous-même la période de rétention, après quoi les enregistrements sont automatiquement supprimés une fois la période écoulée. Les enregistrements spécifiques dont vous avez besoin plus longtemps sont téléchargés avant leur expiration.
Dans la plupart des pays de l’UE, vous pouvez enregistrer un appel sans annonce tant que vous êtes vous-même l’une des parties à l’appel, les enregistrements des appels clients entrants étant généralement autorisés. La transparence reste bonne pratique, un court message comme “Cet appel peut être enregistré à des fins de formation et de contrôle de la qualité” étant souvent défini comme message de bienvenue. Pour les règles exactes dans votre pays, consultez toujours la législation locale et vos obligations en matière de protection des données.
Oui. Via l’API, vous récupérez les enregistrements par programmation et les stockez dans vos propres systèmes, comme une archive, un environnement de conformité ou une application interne.
Non. Il n’y a aucune limite de temps pour les enregistrements individuels, les appels longs étant donc entièrement capturés.
Oui. L’enregistrement des appels fonctionne sur n’importe quel numéro CallFactory, qu’il s’agisse d’un numéro français ou international.
L’enregistrement des appels est inclus avec chaque numéro CallFactory, avec un petit tarif supplémentaire possible en fonction de la durée de conservation des enregistrements.
