Allemagne
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Pologne
Royaume-Uni
Suède« Est-ce que j'ai le bon numéro ? »
C’est ce que se demande un appelant pendant les trois secondes qui précèdent la réponse. Une seule phrase lève ce doute — et le meilleur, c’est que pendant qu’il l’entend, votre téléphone sonne déjà. L’accueil ne lui coûte donc rien.
Ce qui se passe en même temps
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L'accueil est diffusé et, au même moment, l'appel part déjà vers votre poste. Quand la phrase est terminée, quelqu'un est donc prêt à répondre : l'appelant n'a pas attendu une seconde de plus pour l'entendre.
Trois choses que vous pouvez dire en une phrase
C’est le seul moment de l’appel où vous êtes sûr que tout le monde écoute. Ne le gaspillez pas avec « votre appel est important pour nous ».
Qu'il est au bon endroit
Sans accueil, l’appelant n’entend que la sonnerie et ne sait qu’au « allô ? » s’il est tombé sur la bonne entreprise. Avec un accueil, il le sait au bout de deux mots.
« Bonjour, vous êtes bien chez Lefèvre & Associés. »
Ce qu'il doit savoir avant l'appel
Que l’appel est enregistré, par exemple. C’est ici que cette information a sa place, pas au milieu de l’appel ni dans les petites lignes de votre site web.
« Cet appel est enregistré à des fins de qualité et de formation. »
Ce qui se passe en ce moment
Fermé entre Noël et le Nouvel An, un déménagement, de nouveaux horaires d’ouverture. Changer une ligne de texte suffit, et vous évitez à votre équipe de répéter trente fois la même explication.
« Nous sommes fermés du 25 décembre au 1er janvier inclus. »
Trois façons, et la plupart des gens choisissent la même
Le message est un fichier audio, et la façon dont il est produit importe peu à la plateforme. Ce qui compte, c’est la rapidité avec laquelle vous pourrez le modifier la prochaine fois, car c’est sur ce point que les messages enregistrés pèchent.
Taper
Vous tapez le texte dans l’assistant de synthèse vocale, choisissez une voix et une langue, et c’est en place. Un autre texte la semaine prochaine ? Vous le tapez autrement.
Sans limite, aussi souvent que vous le voulez. Dans d’autres langues aussi.
L'enregistrer vous-même
Vous l’enregistrez avec votre propre téléphone. Cela vous ressemble, et cela convient à une petite entreprise où l’appelant reconnaît la voix.
Inconvénient : chaque modification implique un nouvel enregistrement.
Un comédien voix off
Un professionnel l’enregistre. Le meilleur rendu, et aussi la voie la plus chère et la plus lente quand quelque chose doit changer.
Inconvénient : un nouvel horaire d’ouverture exige un nouvel enregistrement.
Cette différence n’a rien de cosmétique. Presque tous les messages de bienvenue obsolètes que nous rencontrons ont été enregistrés, pas tapés ; non pas parce que personne ne voulait les modifier, mais parce que cela représentait un après-midi de travail. Un message que vous modifiez en trente secondes reste à jour.
Quatre choix, et le premier concerne la durée
Combien de temps il dure
Moins de cinq secondes. Votre téléphone sonne déjà pendant ce temps, donc un long accueil signifie que quelqu’un décroche alors que l’appelant écoute encore un enregistrement.
Lisez-le à voix haute en comptant. Si vous dépassez cinq secondes, il contient quelque chose dont l’appelant n’a pas besoin.
Ce qu'il contient, et dans quel ordre
Le nom de l’entreprise d’abord, car c’est ce que l’appelant attend. Ensuite seulement ce qui sort de l’ordinaire : une mention d’enregistrement, une fermeture, une annonce.
« Votre appel est important pour nous » ne dit rien et coûte une seconde et demie sur les cinq dont vous disposez.
Un message différent par numéro
Votre numéro français en français, votre numéro allemand en allemand, votre ligne support autrement que votre ligne commerciale. Chaque numéro a son propre accueil.
Les personnes qui appellent un numéro local s’attendent à entendre la langue locale. Un seul accueil en anglais pour tous les pays est la solution bon marché, et cela se remarque.
Quand vous le changez
Jours fériés, déménagement, promotion. Une modification est active immédiatement : vous pouvez donc la faire le jour même plutôt qu’une semaine à l’avance.
Programmez un rappel pour revenir à l’accueil habituel après les fêtes. C’est généralement là que ça coince.
Dans chaque formule, même pour une seule personne
Le message de bienvenue est inclus en standard et sans frais supplémentaires dans chaque formule, de Numéro professionnel à Service client.
Il fonctionne sur chaque numéro de téléphone français et sur tous nos numéros de téléphone internationaux, vous n’avez donc jamais à choisir entre fonctionnalités et portée.
À propos du message de bienvenue
Non, et c’est tout l’intérêt. Pendant que le message est diffusé, votre premier poste sonne déjà. Quand la phrase est terminée, on peut donc décrocher tout de suite : l’accueil ne coûte pas une seconde de plus à l’appelant.
Immédiatement. Vous modifiez le texte, vous le générez à nouveau, et l’appel suivant entend la nouvelle version. Pas de ticket au support, pas de délai.
Oui. Chaque numéro a son propre accueil : votre numéro français et votre numéro allemand peuvent donc chacun s’ouvrir dans leur propre langue, avec la même équipe derrière.
Oui, c’est un autre accueil sur le même numéro, lié à vos horaires d’ouverture. Ainsi, quelqu’un qui appelle à vingt heures entend tout de suite quand vous serez de nouveau ouvert.
Il y a trois façons : vous enregistrez le message vous-même avec votre téléphone, vous le faites enregistrer par un comédien voix off, ou vous le générez en quelques secondes avec notre assistant de synthèse vocale. Les trois options peuvent être modifiées à tout moment.
Oui, beaucoup d’entreprises utilisent le message de bienvenue pour informer les appelants que les appels peuvent être enregistrés à des fins de formation et de qualité. C’est une pratique courante en France.
Oui, vous pouvez définir un message différent par numéro, ou générer facilement des messages en plusieurs langues avec l’assistant de synthèse vocale, chaque fois avec une voix naturelle.
